Myyntiprosessin rekisterit

Nämä rekisterit määrittävät, millaisia myyntejä on olemassa, mitä vaiheita myynti käy läpi ja mitä lisätietoja asiakkailta ja osallistujilta kerätään. Ne vaikuttavat jokaiseen Willbassa, verkkokaupassa ja kassalla luotavaan myyntiin.

SAL - Sales Facet (myyntityypit)

Myyntityyppi on myynnin laji, esimerkiksi Majoitus, Kokous, Kurssi tai Tapahtuma. Henkilökunta valitsee tyypin uutta myyntiä luodessaan, ja tyyppi määrää, mitä osioita myynnissä on.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Name, Abbreviation, Color	Miten tyyppi näkyy myyntilistoissa, kalentereissa ja haussa.
Sales type	Myynnin perusmuoto: SALES (tavallinen myynti tai varaus), EVENT (tapahtuma, johon voi ilmoittautua), ENROLLMENT (ilmoittautuminen tapahtumaan).
Features	Mitkä osiot tämän tyypin myynneissä on käytössä. Katso ominaisuudet alta.
Open features	Mitkä näistä osioista näytetään oletuksena auki. Osiot, jotka eivät ole tässä listassa, ovat käytettävissä, mutta piilossa kunnes käyttäjä avaa ne.
Customer required	Kun päällä, tämän tyypin myyntien laskuilla on aina oltava asiakas – myös käteislaskuilla. Kun pois, käteismyynnin voi viedä loppuun ilman asiakasta (tyypillistä kassamyynnille).
Probability estimate	Sallii todennäköisyysarvion (%) tämän tyypin tarjouksille myyntiennusteita varten.
Participant list defaults	Osallistujalistan sivukoko, järjestys ja ryhmittely. Käytössä vain, kun Participants-ominaisuus on päällä.
Hide new sales creation	Piilottaa tyypin kassan ”uusi myynti” -pikavalinnoista. Tyyppiä voi yhä käyttää muualla.
Default participant fields	Omat osallistujakentät (katso osallistujakentät), jotka lisätään automaattisesti tämän tyypin uusiin myynteihin.
Default dimension labels	Dimensiot, jotka esitäytetään tämän tyypin uusiin myynteihin. Henkilökunta voi muuttaa niitä.
Dimension target	Mitä dimensioita tämän tyypin myynneille voi valita.
Sales marks as unavailable	Myyntityypeille, jotka vain varaavat kapasiteettia, esim. Huolto tai Remontti. Näiden myyntien varaukset jätetään pois käyttöasteraporteista ja Tilastokeskuksen majoitusraportista.
Restricted to sites	Toimipisteet, joissa tyyppiä voi käyttää. Tyhjä = kaikki.

SAL - Facet feature

Lista ominaisuuksista, joita myyntityyppi voi ottaa käyttöön. Nimet ovat kiinteitä – jokaisen rivin on vastattava täsmälleen jotakin alla olevista nimistä (isoin kirjaimin). Lisää rivejä vain näillä nimillä: väärin kirjoitettu nimi aiheuttaa virheitä myyntityyppejä avattaessa.

Ominaisuus	Ottaa käyttöön
ACCOMMODATION	Huonevaraukset ja osallistujien sijoittamisen huoneisiin. Pakotettu: huoneita ei voi lisätä myyntiin, jonka tyypillä ei ole tätä ominaisuutta.
PARTICIPANTS	Osallistujalistan ja arvioitu osallistujamäärä -kentän.
RESERVATIONS	Kalenteriresurssien varaukset (kokoustilat, välineet, henkilöt).
PRODUCTS	Tuoterivit.
MEALS	Ateriat ja pakettiateriat.
TASKS	Tehtävät.
ATTACHMENTS	Liitetiedostot.
GUEST_COMMUNICATION	Viestintä-välilehden DigitalGuest-viesteille.
COMMISSION	Provisioasetukset. Vaatii, että Sales commission on päällä Global Configurationissa.
PUBLISH, PUBLISH_ROOM	Myynnin tai sen huoneiden julkaisun verkkokauppaan.
VST	Valtionosuusraportoinnin (VST) valinnat. Tarvitaan vain urheiluopistoissa.
OVERVIEW	Yleiskatsaus-osion. Lisää kaikille myyntityypeille.
ORDERS	Tilaukset-osion.
ENROLLMENTS	Ilmoittautumiset. Vain tapahtumien myyntityypeille.

SAL - Sales States

Myynnin tilat ovat vaiheita, jotka myynti käy läpi, esimerkiksi Tiedustelu, Tarjous lähetetty, Vahvistettu, Laskutettu. Vaiheet voi nimetä vapaasti, mutta kukin niistä on liitettävä yhteen Willban kiinteistä perustiloista (System state), jotka määräävät, miten myynti käyttäytyy.

Perustila	Merkitys
DRAFT	Ei vielä varsinainen myynti. Ei varaa kapasiteettia.
OPEN	Aktiivinen myynti.
CLOSED	Valmis.
CANCEL_PROCESS	Peruutus käynnissä.
CANCELLED	Peruttu. Vapauttaa kapasiteetin.
DELETED	Poistettu.

Se, mikä perustila voi seurata mitäkin, on rakennettu Willbaan. Omat tilat tuovat sen päälle nimet ja lisätarkistukset.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Key	Tilan lyhyt tekninen nimi. Älä muuta, kun tila on käytössä myynneillä.
Name	Henkilökunnalle näkyvä nimi. Käännetään kielittäin.
System state	Perustila, katso taulukko yllä.
Is confirmed	Vahvistetuksi merkitty OPEN-tila lasketaan vahvistetuksi varaukseksi – esimerkiksi majoituksen saatavuus näyttää sen vahvistettuna eikä alustavana.
Process order	Tilojen järjestys tilavalitsimessa. Määrää myös, mitä tilaa Willba käyttää automaattisesti: ensimmäistä DRAFT-tilaa uusille luonnoksille, ensimmäistä vahvistettua OPEN-tilaa kun myynti vahvistetaan automaattisesti (esimerkiksi verkkokaupasta) ja ensimmäistä CLOSED-tilaa kun myynti päätetään automaattisesti.
Disabled	Piilottaa tilan valitsimesta. Ei vaikuta myynteihin, jotka ovat jo tässä tilassa.
Required validations	Ehdot, joiden on täytyttävä ennen kuin myynnin voi siirtää tähän tilaan. Katso alla.

Pakolliset tarkistukset

Tarkistus	Myynnin voi siirtää tilaan vain, jos…
Customer exists	myynnillä on asiakas.
All orders completed	jokainen tilaus on suljettu tai peruttu.
All orders cancelled or no payments and accepted invoices	millään aktiivisella tilauksella ei ole maksuja eikä hyväksyttyjä laskuja.
No payments	myynnillä ei ole maksuja.
No accepted invoices	yhtään laskua ei ole hyväksytty.
No pending check-outs	kaikki vieraat on kirjattu ulos.
No checked participants	yhtään osallistujaa ei ole kirjattu sisään.
No sent offer or confirmation	tarjous- tai vahvistusasiakirjaa ei ole lähetetty.

SAL - Sales State Reason

Syyt, jotka henkilökunta voi valita myynnin tilaa vaihtaessaan, tyypillisesti peruutussyyt. Käännetään kielittäin. Älä muuta käytössä olevan syyn avainta (key).

SAL - Check tasks

Tehtävät, jotka luodaan automaattisesti vierailun päätyttyä, esimerkiksi ”Tarkista myynti ennen laskutusta”. Willba käy päättyneet myynnit läpi ajastetusti ja luo tehtävän kerran kullekin myynnille.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Name	Tehtävän otsikko.
Assignee	Käyttäjäryhmä, jolle tehtävä osoitetaan.
Due after days / weeks, Fixed weekday, Due time	Tehtävän eräpäivä, laskettuna vierailun päättymispäivästä.
Active on	Myyntityypit, joille tehtävä luodaan.
Active in sites	Toimipisteet, joissa tehtävä luodaan. Tyhjä = ei missään; valitse vähintään yksi.

Tarkistustehtäviä voi käyttää myös ehtona automaattisissa myyntitoiminnoissa. Tarkistustehtävän muuttaminen ei vaikuta jo käsiteltyihin myynteihin.

SAL - Payment agreements

Maksusopimus (koodi + nimi) kertoo, miten myynnin maksamisesta on sovittu, jotta kaikki myyntiä käsittelevät tietävät, miten toimia. Esimerkkejä:

• Ennakko
• Maksu paikan päällä
• Älä tulosta tuloutuslaskua

Myyntejä voi suodattaa maksusopimuksen mukaan, ja maksusopimusta voi käyttää ehtona automaattisissa myyntitoiminnoissa. Maksusopimus ei itsessään muuta laskutusta tai kirjanpitoa.

SAL - Guest Communication Templates

Viestipohjat DigitalGuest-integraatiolle.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Name, Code, Description	Yksilöivät pohjan. Koodin on vastattava DigitalGuestin pohjaa.
Message recipients	Kuka viestit saa: osallistujat, asiakas ja/tai tapahtuman asiakas.
Default for dimensions	Pohja valitaan automaattisesti myynneille, joilla on nämä dimensiot. Jos useampi pohja sopii, valitaan se, joka vastaa useinta dimensiota.
Restricted to sites	Toimipisteet, joissa pohja on käytettävissä. Tyhjä = kaikki.

PAR - Participant Field Definitions

Omat kentät osallistujien lisätietojen keräämiseen, esimerkiksi hätäyhteyshenkilö tai paidan koko. Kentät näkyvät Willban osallistujatiedoissa ja valittaessa verkkokaupan ilmoittautumislomakkeella.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Key	Kentän lyhyt tekninen nimi. Käytä samaa avainta kentän kaikissa kieliversioissa.
Name, Description	Nimi ja ohjeteksti. Käännetään kielittäin.
Field type	Teksti, tekstialue, numero, päivämäärä, kyllä/ei, pudotusvalikko tai monivalinta.
Options	Pudotusvalikon ja monivalinnan vaihtoehdot.
Options editable	Voivatko käyttäjät lisätä omia arvoja pudotusvalikkoon / monivalintaan.
Active	Passiivisia kenttiä ei enää tarjota uusille myynneille.
Default webshop visibility	Pakollinen, näkyvä tai piilotettu verkkokaupan lomakkeella. Tämä on vain lähtöarvo: jokainen myynti voi muuttaa sen, eikä oletuksen muuttaminen vaikuta myynteihin, joissa kenttä on jo käytössä.

Kentät lisätään myynteihin joko käsin tai automaattisesti myyntityypin default participant fields -asetuksen kautta.

Osallistujan vakiokentät (nimi, syntymäaika, allergiat, …) määritetään erikseen verkkokaupan rekistereissä.

CNF - Sales config

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Default facet for reservation	Myyntityyppi, jota käytetään, kun myynti luodaan suoraan kalenterivarauksesta tai verkkokaupasta.
Default facet for room	Myyntityyppi, jota käytetään, kun myynti luodaan huonevarauksesta.

CNF - Order defaults

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Offer valid to durations	Tarjouksen voimassaoloajan vaihtoehdot päivinä. Ensimmäinen arvo on oletus.
Invoice due at durations	Laskun maksuajan vaihtoehdot päivinä. Ensimmäinen arvo on oletus.
Default durations	Yhtiökohtainen oletusvoimassaolo ja -maksuaika, jotka ohittavat yllä olevat ensimmäiset arvot.
Refund payment types	Millä maksutavalla tietyllä maksutavalla tehty maksu saa hyvittää, esim. verkkomaksut hyvitetään käteisenä. Jos mitään ei ole asetettu, käytetään Willban sisäänrakennettuja sääntöjä.

Liittyvät yleisasetukset

GLB - Global Configuration -rekisterissä:

• Sales default language – uusien myyntien kieli, joka määrää niiden asiakirjojen ja sähköpostien oletuskielen. Henkilökunta voi vaihtaa kielen myyntikohtaisesti.
• Sales commission – näyttää tai piilottaa provisiokentät koko Willbassa.