Resurssien ja kalenterin rekisterit

Kalenteriresurssit ovat kaikki majoituksen ulkopuolinen, mitä voi varata tunneittain tai päivittäin: kokoustilat ja muut tilat, välineet sekä henkilöt, kuten ohjaajat. Nämä rekisterit määrittävät, mitä voi varata, kuinka paljon, kuka sen näkee ja miltä kalenterilistaukset näyttävät.

Resurssityypit

Rekisteri	Käyttö	Varattavissa
CAL - Property	Tilat: kokoushuoneet, salit, kentät, saunat	Yksi varaus kerrallaan
CAL - Nested Property	Tilan osat, esim. jaettavan salin Sali A ja Sali B	Yksi varaus kerrallaan
CAL - Equipment	Välineet, joita on useampi kappale: videotykit, kanootit, pyörät	Kapasiteetin sallima määrä kerrallaan
CAL - Human Resource	Henkilöt: ohjaajat, oppaat, valmentajat	Yksi varaus kerrallaan

Yhteiset kentät

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Name	Näkyy kalenterissa, varauksissa, listauksissa ja asiakirjoissa.
Active	Vain aktiivisia resursseja tarjotaan, kun varattavia resursseja haetaan. Henkilöresurssit ovat oletuksena passiivisia – aktivoi uudet.
Categories	Tunnisteet resurssien hakuun ja listausten esiasetuksiin (katso Kategoriat).
Default customer visibility	Miten tämän resurssin varaukset näkyvät asiakasohjelmassa: Visible (näkyy), Resource name hidden (resurssin nimi piilotettu) tai Hidden (piilotettu). Kopioidaan jokaiseen uuteen varaukseen, ja henkilökunta voi muuttaa sitä varauskohtaisesti. Jos tyhjä, käytetään CNF - Spaces and Resources -oletusta.
Owner site, Shared with sites	Toimipiste, johon resurssi kuuluu, ja muut toimipisteet, jotka voivat myös varata sen.
Internal info	Henkilökunnan muistiinpano.
iCalendar	Julkaisee resurssin varaukset kalenterilinkkinä (katso alla).
Timezone	Resurssin aikavyöhyke. Yleensä oma aikavyöhykkeenne.

Vain välineet – Capacity definitions: kuinka monta kappaletta on käytettävissä annetusta alkupäivästä alkaen, esim. 10 kanoottia 1.5. alkaen, 15 kanoottia 1.6. alkaen. Viimeisin voimassa oleva määritys on käytössä. Ilman määrityksiä kapasiteetti on 1.

Nested property: ylätila (Main property) sekä oma nimi, henkilömäärä ja pinta-ala. Alatila käyttää ylätilan asiakasnäkyvyyttä. Custom reservation name asettaa sen varausten otsikon kalenterilinkissä.

Tiloilla on lisäksi tiedoksi Floor size ja Person capacity.

Saatavuussäännöt

Saatavuussäännöt kuvaavat, milloin tila, väline tai henkilö on käytettävissä: aukioloajat, työajat ja sulkemiset. Raportit käyttävät niitä resurssin käytettävissä olevana aikana, esimerkiksi käyttöastetta laskettaessa, joten pidä ne ajan tasalla.

Resource availability – toistuvat säännöt. Jokaisessa säännössä on:

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Name	Säännön nimi, esim. Kesän aukioloajat.
Valid from / to	Ajanjakso, jolloin sääntö on voimassa. Tyhjä = ei rajaa.
Weekdays	Viikonpäivät, joita sääntö koskee.
Time ranges	Alku- ja loppuajat, kukin merkittynä Available (käytettävissä) tai Not available (ei käytettävissä), esim. käytettävissä 08:00–16:00 ja ei käytettävissä 11:00–11:30.

Availability exceptions – kertaluonteiset poikkeukset säännöistä, esim. pyhien sulkeminen tai ylimääräinen aukiolo. Jokaisella poikkeuksella on nimi, alku- ja loppuaika sekä tyyppi: Not available (oletus) tai Available.

Resurssi, jolla ei ole sääntöjä, on aina käytettävissä. Saatavuussäännöt asetetaan tiloille, välineille ja henkilöresursseille; alatiloilla ei ole omia sääntöjä. Säännöt eivät estä varaamista: henkilökunta voi yhä varata resurssin sen käytettävissä olevan ajan ulkopuolelle.

Sisäiset hinnat

Sisäiset hinnat kertovat resurssin käytön sisäisen kustannuksen, esimerkiksi kun yksi yhtiöistänne käyttää toisen yhtiön salia. Sisäisiä hintoja käytetään sisäisten kustannusten raporteissa. Ne eivät näy asiakkaille.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Price	Sisäinen tuntihinta, sisältää ALV:n.
VAT rate	Hinnan ALV-kanta.
Owner company	Yhtiö, joka omistaa resurssin ja jolle sisäinen kustannus kohdistuu.
Valid from / to	Ajanjakso, jolloin hinta on voimassa.
Shared pricing group	Resurssit, jotka jakavat yhden kustannuksen, esim. jaettavan salin kaksi puolikasta. Kun saman ryhmän resursseja on varattu samaan aikaan, kustannus jaetaan niiden kesken eikä lasketa kahteen kertaan.

Huoneilla on omat yökohtaiset sisäiset hintansa, katso Majoitus.

Kalenterilinkki (iCalendar)

Resurssin varaukset voi julkaista kalenterilinkkinä. Linkin saanut voi lisätä sen esimerkiksi Outlookiin tai Google-kalenteriin ja nähdä varaukset siellä, mutta ei voi muuttaa niitä.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Published	Julkaisee kalenterilinkin. Kuka tahansa linkin saanut näkee varaukset.
Reservation display name	Kunkin varauksen otsikko kalenterissa: resurssin nimi, kiinteä oma nimi tai pelkkä ”Busy” (varattu).
Custom name	Kiinteä otsikko, jos se on valittu yllä.
Set resource name	Lisää resurssin nimen kunkin tapahtuman sijainniksi.

CNF - Spaces and Resources

Kaikkien kalenteriresurssien oletusasetukset.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Property / Human resource / Equipment reservation default customer visibility	Kunkin resurssityypin varausten oletusasiakasnäkyvyys, jota käytetään, kun resurssilla itsellään ei ole oletusta.
Room display message	Näytetäänkö resurssivarauksissa näyttöviesti-kenttä: Show always (aina), Show in menu (vain kun käyttäjä lisää sen tai sillä on jo arvo) tai Hidden (piilotettu). Näyttöviesti on teksti, joka näkyy huonenäytöillä.

Päällekkäisvaraukset

GLB - Global Configuration → Double booking määrää, mitä tapahtuu, kun resurssivaraus menee päällekkäin saman resurssin toisen varauksen kanssa:

• Restrict (oletus): varausta ei voi vahvistaa.
• Allow: varaus tallennetaan ja päällekkäisyys näytetään varoituksena.

CAL - Reservation Subjects

Valmiit aiheet, joita tarjotaan, kun henkilökunta kirjoittaa resurssivarauksen kuvausta, esim. Hallituksen kokous tai Opastettu kierros.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Subject	Ehdotettu teksti. Henkilökunta voi silti kirjoittaa mitä tahansa.
Properties, Equipments, Human resources	Resurssit, joiden varauksille ehdotus tarjotaan.
Show for program reservation	Ehdotetaan myös ohjelmakohdille, joita ei ole sidottu resurssiin.

CAL - Listing Presets

Tallennetut näkymät resurssivarausten listaukseen ja pakettiaterialistaukseen, jotta henkilökunta voi vaihtaa yhdellä klikkauksella esim. Keittiönäkymään tai Liikuntahallinäkymään. Muutokset näkyvät heti.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Name	Nimi esiasetusvalitsimessa.
Site	Toimipisteet, joissa esiasetusta tarjotaan.
Properties, Equipments, Human resources	Esiasetuksen näyttämät resurssit.
Search groups	Resurssit valittuna kategorioiden perusteella. Restricted mode vaatii, että resurssi vastaa kaikkia ryhmän kategorioita eikä vain yhtä.
Sort order	Rivit järjestettynä resurssin, pääresurssin tai ajan mukaan.
Group display	Miten samaan ryhmään kuuluvat varaukset näytetään: ryhmittelemättä, ryhmä kerran tai toistettuna joka rivillä.
Task display	Suppeat tai laajat tehtävätiedot kullakin rivillä.
Task assignee filter bar / view bar	Suodattimiin esivalitut tehtävien vastuuryhmät.
Show all tasks if assignee exists	Näytä kaikki tehtävät -kytkimen alkuarvo.
Packet meal listing	Tekee tästä pakettiaterialistauksen oletusesiasetuksen: Default show tai Default hide määrää, näytetäänkö pakettiateriapyynnöt aluksi. None = ei käytössä siellä.

huom

Resource product display ja Seller display eivät tällä hetkellä vaikuta mihinkään.

Kategoriat

Kategoriat ovat resurssien ja tuotteiden yhteinen luokittelujärjestelmä.

Rekisteri	Tarkoitus
CAT - Category Set	Kategoriapuu, esim. Liikuntapaikat → Sisätilat → Kentät.
CAT - Category Entry	Yksi puun kategoria. Is emphasised näyttää kategorian suoraan kategoriasuodattimessa; muut kategoriat ovat näytä kaikki -valinnan takana.
CAT - Category Target	Missä kategoriajoukkoa voi käyttää. Vain kaksi arvoa toimii: RESOURCE_SEARCH (resurssihaku ja listausten esiasetukset) ja PRODUCT_LIST (tuotelistat).

warning

Kategoriakohde, jolla on jokin muu arvo, tekee kategoriajoukosta näkymättömän ilman virheilmoitusta.

KUR - Kurre configuration

Kurre-integraation asetukset. Integraatio kopioi tilavaraukset Kurresta Willbaan.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Number of past days, Number of future days	Kuinka monen päivän ajalta taaksepäin ja eteenpäin tästä päivästä varaukset kopioidaan Kurresta.
Kurre resources	Yhdistää kunkin Kurren tilalyhenteen Willban tilaan. Tiloja, joita ei ole yhdistetty, ei tuoda.
Kurre sales facet	Kurren varauksia sisältävien kuukausimyyntien myyntityyppi. Pakollinen – ilman sitä varauksia ei kopioida.
Site	Näiden myyntien toimipiste.