Rekisterit – yleiskatsaus
Rekisterit ovat perustietoja ja asetuksia, jotka määräävät, miten Willba toimii: mitä huoneita ja resursseja voi varata, millaisia myyntityyppejä ja -tiloja on käytössä, mitä tuotteita myydään ja miten ne kirjataan kirjanpitoon, miltä asiakirjat näyttävät ja paljon muuta.
Useimpia rekistereitä ylläpidetään Strapissa, Willban sisällönhallintajärjestelmässä. Osaa useimmin muokattavista voi hallita myös suoraan Willbassa päävalikon kohdassa Rekisterit.
Tämä osio kertoo rekisteri kerrallaan, mihin tiedot vaikuttavat Willbassa – jotta tiedät, mitä muuttuu, ennen kuin tallennat.
Missä rekistereitä muokataan
| Missä | Mitä |
|---|---|
| Willba → Rekisterit-valikko | Asiakkaita, tuotteita ja katalogeja hallitaan kokonaan täällä. Huoneita, huonetyyppejä ja rakennuksia voi selata täällä ja niiden sisäisiä muistiinpanoja muokata. |
| Strapi | Kaikki muu, mukaan lukien huoneiden, huonetyyppien ja rakennusten kaikki tiedot |
Strapi ryhmittelee rekisterit nimen lyhyen etuliitteen mukaan:
| Etuliite | Alue | Sivu |
|---|---|---|
| SAL, PAR, CNF | Myyntiprosessi: myyntityypit, tilat, tehtävät, osallistujakentät | Myyntiprosessi |
| AUT | Automaattiset massatoiminnot myynneille | Automaattiset myyntitoiminnot |
| ACC, MEA | Majoitus: rakennukset, huonetyypit, huoneet; ateriat ja ravintolat | Majoitus |
| CAL, CAT, KUR | Varattavat resurssit, kalenterilistaukset, kategoriat | Resurssit ja kalenteri |
| PRO, CMN - VAT Rates | Katalogit, tuotteet, ALV | Tuotteet ja hinnoittelu |
| COM, BOO, DIM, PAY | Yhtiöt, kirjanpito, dimensiot, maksutavat | Kirjanpito ja maksut |
| DOC | Tulostettavat asiakirjat: tarjoukset, vahvistukset, laskut, ohjelmat | Asiakirjat |
| GLB, ERP, SITE, CMN | Yleisasetukset, ulkoasu, valikot, toimipisteet, käyttäjäryhmät | Järjestelmäasetukset |
| CMN, CUS | Valintalistat: allergiat, ruokavaliot, kielet, maat, asiakastunnisteet | Valintalistat |
| WEB | Verkkokaupan sisältö, myyntilinkit, huoneiden markkinointi | Verkkokaupan rekisterit |
| INF | Aula- ja huonenäytöt | Näytöt |
Mihin kannattaa keskittyä
Kaikki rekisterit eivät vaadi säännöllistä huomiota. Tämä lista järjestää ne sen mukaan, kuinka usein niitä tyypillisesti tarvitaan päivittäisessä työssä.
Muokataan säännöllisesti
- Tuotteet ja katalogit – hinnat, ALV, kirjanpitoryhmät
- Myyntityypit (SAL - Sales Facet) ja myynnin tilat
- Huoneet ja huonetyypit, kalenteriresurssit
- Asiakirjapohjat
- Verkkokaupan sivut, tapahtumat ja myyntilinkkien teemat
Määritetään kerran, tarkistetaan ajoittain
- Global Configuration – sisäänkirjautumisajat, päällekkäisvaraukset, automaattinen sisään- ja uloskirjaus
- Yhtiöt, tilit, kirjanpitoryhmät, dimensiot
- Maksutapojen asetukset, kassapisteet, maksupäätteet
- Tarkistustehtävät ja automaattiset myyntitoiminnot
- Osallistujakenttien määritykset
- Valintalistat (allergiat, ruokavaliot, maat, kielet)
Muokataan harvoin
- Teemat, päävalikko, toimipisteet, aikavyöhyke
- Kategoriajoukot, listausten esiasetukset, varausten aiheet
Kaikkia rekistereitä koskevat säännöt
Muutokset tulevat voimaan heti
Luonnos- tai hyväksymisvaihetta ei ole: kun rekisteri tallennetaan Strapissa, muutos on heti käytössä. Willba ja verkkokauppa huomaavat muutoksen automaattisesti, yleensä sekunneissa.
Toimipisteiden rajaus: tyhjä tarkoittaa ”kaikki toimipisteet”
Jos organisaatiollanne on useita toimipisteitä, monessa rekisterissä on kenttä Restricted to sites. Kun kenttä on tyhjä, tieto on käytössä kaikissa toimipisteissä. Kun toimipisteitä valitaan, tieto rajautuu vain niihin.
- Automaattiset myyntitoiminnot ja tarkistustehtävät: tyhjä toimipistelista tarkoittaa, että sääntö ei toimi missään. Valitse aina vähintään yksi toimipiste.
- Huoneissa, huonetyypeissä ja kalenteriresursseissa on omistava toimipiste (owner site) ja valinnaisesti jaettu toimipisteille (shared with sites). Resurssi, jolla ei ole omistavaa toimipistettä, ei näy toimipistekohtaisissa näkymissä.
Uuden toimipisteen lisääminen Strapiin ei anna kenellekään pääsyä siihen. Käyttäjien pääsy toimipisteisiin annetaan käyttäjähallinnassa.
Voimassaolopäivät
Kentät kuten active from / active to tai valid from / valid to rajaavat, milloin tieto on käytössä. Tyhjä tarkoittaa ”ei rajaa”. Päätä mieluummin tiedon voimassaolo kuin poista se: vanhat myynnit, laskut ja raportit voivat yhä viitata siihen.
Poistaminen ja uudelleennimeäminen
- Huoneita ja huonetyyppejä ei voi poistaa. Poista huone käytöstä asettamalla sille active to -päivä.
- Valintalistojen arvot (allergiat, ruokavaliot, maat) tallentuvat vieraalle tekstinä. Arvon uudelleennimeäminen ei muuta vieraita, joilla on jo vanha arvo, ja arvon poistaminen jättää vanhan tekstin olemassa oleville vieraille.
- Osalla tiedoista on avain (key) tai koodi (code): myynnin tiloilla, tilan syillä ja osallistujakentillä. Willba tunnistaa tiedon sen avulla, joten älä muuta käytössä olevan tiedon avainta – muuta sen sijaan nimeä.
Käännetty sisältö
Käännettävissä rekistereissä (esimerkiksi allergiat, myynnin tilat, verkkokaupan sivut) on oma versio kullekin kielelle. Valitse kieli Strapin kielivalitsimesta ja täytä jokainen kieli, jota asiakkaanne käyttävät.
Rekisterit, jotka voi jättää huomiotta
Osa rekistereistä näkyy Strapissa, mutta ne eivät tällä hetkellä vaikuta Willban toimintaan:
- PRO - Recommendations ja PRO - Task Recommendations
- NETS - Nets payment config (käytä sen sijaan CMN - Payment Terminals -rekisterin operaattoritunnuksia)
- WIN - Wintime configuration – koskee vain organisaatioita, jotka käyttävät yhä Wintime-kirjanpitointegraatiota
CMN - Weekday on kiinteä viikonpäivälista, jota resurssien saatavuussäännöt käyttävät. Älä muokkaa sitä.
Yksittäiset kentät, joilla ei ole vaikutusta, mainitaan kunkin rekisterin sivulla.