Kirjanpidon ja maksujen rekisterit

Nämä rekisterit määräävät, kuka myy, mille tileille myynnit ja maksut kirjataan, mitä dimensioita seurataan ja mitkä maksutavat ovat käytössä. Ne vaikuttavat laskuihin, kirjanpitosiirtoon Netvisoriin tai Procountoriin, kassaan ja maksuraportteihin.

COM - Company

Myyjäyhtiö. Jokainen katalogi kuuluu yhdelle yhtiölle, ja laskut laskuttaa se yhtiö, jonka tuotteita myydään.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Name, Display name, Short name	Yhtiön nimi laskuilla ja asiakirjoissa sekä yhtiövalinnoissa.
Business ID, VAT number, Postal address, Contact email / person	Myyjän tiedot laskuilla ja asiakirjoissa.
Bank accounts	Laskuille tulostettavat pankkitilit.
Advance receivables account, Invoice receivables account	Ennakkolaskujen ja tavallisten laskujen oletussaamistilit kirjanpitosiirrossa. Voidaan ohittaa asiakaskohtaisesti.
Default advance product, Advance products	Tuotteet, joita tarjotaan, kun henkilökunta lisää ennakkomaksun tilaukseen.
Advance accounting	Mitä ennakkotuotetta käytetään ennakon maksutavan mukaan (käteinen, verkkomaksu, PDF-lasku, verkkolasku). Jos mikään ei täsmää, käytetään oletusennakkotuotetta.
Service fee products	Tuotteet, joita tarjotaan, kun henkilökunta lisää palvelumaksun tilaukseen.
Is zero VAT	Yhtiölle, joka myy ilman ALV:tä. Laskuilla näytetään tällöin asiakirjateeman zero VAT reason -teksti (katso Asiakirjat).
Invoice date from / to	Ajanjakso, jolla yhtiö voi laskuttaa. Tämän jakson ulkopuolelle päivättyjä laskuja ei voi hyväksyä. Tyhjä = ei rajaa.
Succeeded by	Kun yhtiö korvataan uudella (esim. fuusion jälkeen), aseta uusi yhtiö tähän. Myynnissä voi silloin olla sekä vanhan että uuden yhtiön tuotteita.
Marginal sales account, Marginal tax product code	Marginaaliverotettujen myyntirivien tili ja tuotekoodi kirjanpitosiirrossa. Molemmat on täytettävä, jotta kumpikaan vaikuttaa.
Dimension label	Yhtiön oma dimensio, joka asetetaan automaattisesti yhtiön myymille myynneille.

Myyjäyhtiön vaihtaminen

Siirtääksesi myynnit uudelle yhtiölle tietystä päivästä alkaen aseta vanhalle yhtiölle Invoice date to, uudelle Invoice date from ja vanhalle yhtiölle Succeeded by.

BOO - Account

Kirjanpidon tili.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Code	Kirjanpitoon lähetettävä tilinumero.
Description, Display name	Näkyvät tilejä valittaessa.
Companies	Yhtiöt, jotka voivat käyttää tiliä. Tilisääntöä sovelletaan myyntiin vain, jos tili kuuluu myyjäyhtiölle.
Active	Omaa kirjanpitoanne varten. Ei estä sääntöjä, jotka jo käyttävät tiliä.

BOO - Accounting Group

Kirjanpitoryhmä yhdistää tuotteet myyntitileihin. Jokainen tuote kuuluu yhteen kirjanpitoryhmään.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Description, Display name	Ryhmän nimi tuotteen asetuksissa.
Rules	Yksi tai useampi tilisääntö (alla).
Companies	Vain organisaationne omaan käyttöön; kunkin säännön tilin yhtiöt määräävät, missä sääntöä sovelletaan.

Tilisääntö (Account rule)

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Sales account	Tili, jolle ryhmän tuotteiden myynnit kirjataan.
Accounting product code	Rivin mukana kirjanpitoon lähetettävä tuotekoodi.
Valid from / to	Laskupäivät, joihin sääntöä sovelletaan.

Jokaiselle laskuriville Willba valitsee ensimmäisen säännön, jonka tili kuuluu myyjäyhtiölle ja jonka voimassaolo kattaa laskupäivän.

Myyntitilin vaihtaminen

Älä muuta olemassa olevan säännön tiliä. Päätä sen sijaan vanha sääntö (valid to) ja lisää uusi sääntö seuraavasta päivästä alkaen. Näin vanhat laskut kirjautuvat oikealle tilille.

warning

Jos mikään sääntö ei täsmää, laskurivi siirretään ilman myyntitiliä. Kun lisäätte yhtiön, lisätkää sille säännöt (tai lisätkää yhtiö tileille) jokaisessa kirjanpitoryhmässä, jota se käyttää.

Dimensiot

Dimensioilla seurataan myyntiä raportointia ja kirjanpitoa varten, esimerkiksi kustannuspaikka, projekti tai asiakassegmentti.

DIM - Dimension

Dimensio, esim. Kustannuspaikka.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Name	Näkyy dimensiovalinnoissa ja raporteissa.
Sort order	Järjestys dimensiovalinnoissa.
Required	Myynnin laskua ei voi hyväksyä, ennen kuin tälle dimensiolle on valittu arvo.
Dimension targets	Missä kohdin Willbaa dimensio näytetään (katso Dimension Target).
Active from / to	Milloin dimensiota voi käyttää.
Bookkeeping code	Dimension koodi kirjanpidossa.
Special type	Merkitsee dimension roolin. VST main ja VST side täyttävät VST-ohjelman (urheiluopistojen valtionosuusraportointi) koodit automaattisesti; muut tyypit ovat tiedoksi.
Restricted to sites	Toimipisteet, joissa dimensio näytetään. Tyhjä = kaikki.

DIM - Dimension Label

Dimension arvo, esim. Kustannuspaikka 100 – Ravintola.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Dimension	Dimensio, johon arvo kuuluu.
Name, Display name	Näkyvät valinnoissa, raporteissa ja laskuilla.
Active from / to	Milloin arvon voi valita.
Bookkeeping code	Kirjanpitoon lähetettävä koodi.

DIM - Dimension Target

Missä dimensio tai pikavalinta näytetään. Kohteen on oltava täsmälleen jokin näistä arvoista:

Kohde	Näkyy
SALES	Myynneissä
EVENT	Tapahtumissa
QUICK_SALES	Pikamyynnissä
DAY_VISITOR	Päiväkävijöissä
BOOKKEEPING	Lasku- ja kirjanpitonäkymissä
CALENDAR_RESERVATION_PROPERTY	Tilavarauksissa
CALENDAR_RESERVATION_HUMAN_RESOURCE	Henkilövarauksissa
FRONT_DESK_SEARCH	Vastaanoton hakusuodattimissa
SALES_LIST_SEARCH	Myyntilistan suodattimissa

Väärin kirjoitettu kohde ohitetaan ilman virheilmoitusta.

DIM - Dimension Shortcut

Nimetty joukko dimensioita, joka täyttää useita dimensioita yhdellä klikkauksella, esim. Konferenssi – Yritys X asettaa sekä Kustannuspaikan että Projektin. Pikavalinnat näkyvät dimensiovalinnoissa ja kassan pikavalintoina.

Kentät: asetettavat dimension labels, targets joissa pikavalintaa tarjotaan, active from / to ja restricted to sites.

DIM - Derived dimensions

Sääntö, joka täyttää dimensioita automaattisesti: kun myynnillä on kaikki selected dimensions -arvot, Willba asettaa myös derived labels -arvot. Esimerkiksi Kustannuspaikka: Ravintola → Liiketoimintayksikkö: Ravitsemus. Käyttäjälle ei ilmoiteta tästä, joten nimeä sääntö selkeästi.

DIM - Dimension Validation Filter

Merkitsee arvojen yhdistelmän virheelliseksi, esim. Kustannuspaikka: Ravintola yhdessä Projekti: Urheiluleiri -arvon kanssa. Virheelliset vaihtoehdot merkitään dimensiovalinnassa. Jokainen rivi valitsee dimension ja joko tietyt arvot tai any label (mikä tahansa arvo). Rivi, jossa ei ole kumpaakaan, ohitetaan.

PAY - Payment Configuration

Mitkä maksutavat ovat käytössä ja mille tileille maksut kirjataan.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Cash, Credit card, Gift card	Enabled kytkee maksutavan päälle tai pois. Rules antaa maksutilin kassapisteittäin; tilin on kuuluttava myyjäyhtiölle.
Online	Verkkomaksujen tilit (verkkokauppa ja maksulinkit).
Other payment types	Omat maksutavat, esim. Henkilöstöetusetelit. Jokaisella on nimi, tilit ja active.
Voucher providers	Maksusetelien tarjoajat, kuten liikunta- ja kulttuurisetelit, tileineen.
Manual reference transfers	Sallii pankkisiirtojen kirjaamisen käsin laskuille.
Require payment method account for payment	Kun päällä, maksutapaa tarjotaan vain, jos sillä on tili myyjäyhtiölle ja kassapisteelle, ja maksut ilman tiliä hylätään. Varmista ennen käyttöönottoa, että kaikilla yhtiöillä ja kassapisteillä on tilit.

CMN - Point of Sales

Kassapiste, esim. Vastaanotto tai Ravintola. Maksutilit ja maksupäätteet sidotaan kassapisteisiin.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Name	Näkyy kassalla ja maksuraporteissa. Oltava yksilöllinen.
Site	Pakollinen. Kassapiste ilman toimipistettä ei näy missään.
Active	Passiivisia kassapisteitä ei tarjota.

CMN - Payment Terminals

Korttimaksupäätteet, katso Maksupääteintegraatio.

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Terminal ID	Päätteen tunniste maksunvälittäjällä.
Display name	Nimi päätettä valittaessa.
Point of sale	Kassapiste, johon pääte kuuluu.
Site	Päätteen toimipiste. Jos tyhjä, käytetään kassapisteen toimipistettä.
Activated	Vain aktivoituja päätteitä voi käyttää.
Company operator IDs	Maksunvälittäjän operaattoritunnus jokaiselle yhtiölle, joka ottaa maksuja päätteellä. Pakollinen jokaiselle yhtiölle, joka käyttää päätettä.

Liittyvät yleisasetukset

GLB - Global Configuration -rekisterissä:

Kenttä	Mihin vaikuttaa
Transfer invoices from invoice date	Vain tänä päivänä tai sen jälkeen päivätyt laskut siirretään kirjanpitoon. Käytetään kirjanpitointegraation käyttöönotossa.
Transfer vouchers from invoice date	Sama maksutositteille.
Advance VAT handling	Katso Tuotteet ja hinnoittelu.