Varaukset

Yleistä

Varausjärjestelmä on keskeinen osa Willba-alustaa, joka on suunniteltu tarjoamaan käyttäjille joustavuutta majoitusten lisäpalveluiden varaamiseen tietyn tietylle ajalle. Willba-alustassa on kolme pääasiallista resurssityyppiä:

1. Välineiden varaukset: Tähän kuuluvat polkupyörät, kajakit, mailat jne. Nämä ovat fyysisiä esineitä, joita käyttäjät voivat varata yhden tai useamman.
2. Henkilöiden varaukset: Tähän kuuluvat henkilöiden palvelut, kuten jalkapallovalmentaja, ohjaaja tai hieroja. Sen avulla käyttäjät voivat varata ammattilaisten palvelua.
3. Tilojen varaukset: Tähän kuuluvat resurssien, kuten auditorion, koripallokentän tai kabinetin varaaminen. Se tarjoaa käyttäjille mahdollisuuden varata tiloja henkilökohtaiseen käyttöön.

Lisäksi Willba tukee tilavarauksissa aliresurssien käsitettä. Tämä ominaisuus mahdollistaa suuremman tilan jakamisen pienempiin osiin siten että koko tilan tai osat ovat varattavissa erikseen. Esimerkiksi koripallokenttä voidaan jakaa kahteen puolikaskenttään, nimittäin koripallokenttään 1 ja koripallokentään 2. Asiakkaalle voidaan siis varata koko kenttä tai sen osa erikseen.

Toiminta

Varauksen tekeminen määräytyy päivämäärän ja resurssityypin mukaan. Varauksen tekemiseen on kaksi tapaa:

1. Myynnistä: voit luoda useita varauksia, jotka kuuluvat asiakkaan myyntiin.
2. Varaussivulta: luo uusi varaus uuteen myyntiin.

Kun varaus on luotu, voimme kirjata varaukseen:

1. Lisää tehtäviä varaukseen: luo tehtävän, joka linkitetään varaukseen.
2. Lisää tuotte varaukseen: hinnoittelee varauksen asiakkaalle.
3. Lisää aihe: käytetään aiheen lisäämiseen varaukseen. Aihe näkyy asiakkaan ohjelmassa.
4. Lisää sisäinen lisätieto: käytetään sisäisesti varauksen tietojen lisäämiseen. Mahdollisia toiminnanohjauksellisia tietoja.
5. Lisää ryhmä: käytetään useiden varausten ryhmittelyyn, jotta aktiviteetin kokonaisuus on selkeämpi.
6. Vaihda myynti: siirrä varaus toiselle myynnille.
7. Vaihda kellonajat: siirrä varausta joko päivän sisällä tai toiselle päivälle.
8. Muuta resurssia: siirrä varaus toiselle resurssille esim. Tenniskenttä 1 -> Tenniskenttä 2.

Lisäksi on mahdollisuus muuttaa varauksen näkyvyyttä ohjelmassa. Jokaisella myynnillä on Ohjelma, joka on kokoaa ruokailut ja varaukset päivittäin aikajärjestykseen. Näkyvyysvaihtoehdon avulla käyttäjä voi valita, näkyykö varaus ohjelmassa vai ei eli onko se vain ns. sisäinen varaus.

Ensimmäinen vaihtoehto on Näkyy ohjelmassa, mikä tarkoittaa, että se näkyy ohjelmassa tietoineen. Toinen vaihtoehto on Resurssin nimi piilotettu, mikä tarkoittaa, että resurssin nimi ei näy ohjelmassa. Viimeinen vaihtoehto on Piilotettu, eli varaus ei näy ollenkaan ohjelmassa.

Seuraavaksi syvennytään varauksen luontiin käytännössä:

Ensimmäinen vaihtoehto on siirtyä Varaukset-välilehteen ja sitten Tilat ja resurssit.

Toinen vaihtoehto on avata myynti, selata alas Tilat ja resurssit -osioon ja klikata Avaa kalenteri -painiketta.

Tuplavaraus

Willba tukee tuplavarauksen käsitettä. Tämän ominaisuuden avulla käyttäjät voivat ylivarata resurssin tietylle ajanjaksolle. Jos resurssin kapasiteetti on ylitetty, myynnillä näkyy varoitus tilanteesta. Järjestelmäasetuksilla voidaan sallia tai estää resurssien varaaminen yli kapasiteetin.

Rekisterien hallinta

Käyttöönotossa ja muutosten sattuessa on perustettava resursseja: välineet, henkilöt ja tilat. Tämä voidaan tehdä Willbassa seuraavasti: Tila luodaan siirtymällä CAL - Properties -välilehteen ja painamalla "Add"-painiketta. Seuraavat kentät voidaan lisätä tilalle:

1. Nimi
2. Aikavyöhyke
3. Pinta-ala
4. Henkilökapasiteetti
5. Pitkä kuvaus
6. Aktiivinen: onko tila aktiivinen vai ei
7. Kategoriat (esim. sisäaktiviteetti, ulkoilu)
8. Aliresurssit: tämä tila koostuu useammasta erikseen varattavasta tilasta
9. Icalendar: käytetään tilan kalenterin julkaisemiseen ulkoisille kalentereille (esim. Google-kalenteri, Outlook-kalenteri, verkkosivusto)
   1. Published -lippua käytetään merkitsemään resurssi julkaistuksi
   2. Varauksen näyttönimi: käytetään varauksen nimen asettamiseen ulkoisessa kalenterissa. Vaihtoehtoja on kolme:
      1. Resurssin nimi: resurssin nimi näkyy sellaisenaan
      2. Mukautettu nimi: voidaan määrittää mukautettu nimi, joka näkyy ulkoisessa kalenterissa
      3. Vapaa/varattu: tämä on rajoittavin vaihtoehto, se näkyy vain, jos resurssi on vapaa tai varattu

Seuraava resurssi on Henkilö. Tämän avulla määritellään henkilöt, joita käyttäjät voivat varata. Esimerkiksi jalkapallovalmentaja, tennisvalmentaja jne. Henkilölle voidaan lisätä seuraavat kentät:

1. Nimi
2. Aikavyöhyke
3. Pitkä kuvaus
4. Rooli: käytetään määrittelemään henkilöresurssien rooli (esim. valmentaja, erotuomari jne.)
5. Aktiivinen: onko henkilö varattavissa vai ei
6. Kategoriat: esim. sisäaktiviteetti, ulkoilu
7. Icalendar: käytetään tilan kalenterin julkaisemiseen ulkoisille kalentereille. Yksityiskohdat määrittelystä kuvattu edellä.

Sisäkkäisiä resursseja ei luonnollisesti ole. Ainoastaan tiloja voidaan jakaa erikseen varattaviin osiin.

Seuraava resurssi on Väline. Tämän resurssin avulla määritellään välineet, joita käyttäjät voivat varata. Esimerkiksi polkupyörä, kajakki jne. Välineresurssiin voidaan lisätä seuraavat kentät:

1. Nimi
2. Aikavyöhyke
3. Kapasiteetti: välineen kapasiteetti määritellään alkamaan tietystä päivästä lähtien. Esimerkiksi jos nyt on ollut 10 kajakkia, mutta 1.6. alkaen saadaan lisää kapasiteettia, tämä kirjataan jo ennakkoon välineen tietoihin. Näin kajakkeja voidaan myydä ja varata kesäksi tulevan todellisen kapasiteetin mukaan.
4. Pitkä kuvaus
5. Aktiivinen: näkyykö väline kalentereissa vai ei
6. Kategoriat: ohjaa välineen näkymistä kalenterissa
7. Icalendar: käytetään välineen kalenterin julkaisemiseen ulkoisille kalentereille. Yksityiskohdat määrittelystä kuvattu edellä.