Huonehallinta
Yleistä
Huonehallinta on vastaanoton oleellinen työkalu, joka tarjoaa kattavat työkalut kuluvan päivän majoittuvien asiakkaiden hallintaan ja seurantaan. Tiedon avulla asiakkaille luovutetaan vain siivottu huone ja maksamattomiin varauksiin puututaan oikea-aikaisesti. Huonehallinta on toiminnallinen näkymä, jossa merkataan huoneet siivotuiksi, kirjataan asiakkaat sisään ja ulos sekä tarvittaessa avataan myynnti muutoksia varten.
Willba-huonehallinta -näkymässä näkyvät kaikki majoitustilat rakennuksittain ja huoneittain sisältäen huoneiden koot ja perustiedot. Näiden tietojen avulla vastaanoton henkilökunta saa myös kokonaiskuvan majoitustilanteesta.
Check-in ja check-out toiminnot
Huonehallinta mahdollistaa check-in ja check-out toiminnot. Jos koko huoneen osallistujat saapuvat kerralla, check-in tehdään huoneen tasolta eli kaikki osallistujat kirjataan sisään kerralla. Toisinaan taas osa osallistujista tulee eri aikaan, jolloin check-in tehdään osallistujakohtaisesti avaamalla huoneen osallistujat. Näitä toimintoja voidaan suorittaa joko koko huoneen tasolla tai osallistujakohtaisesti, mikä mahdollistaa joustavan asiakkaiden vastaanoton ja lähtöjen hallinnan.
Huoneen tilan hallinta
Huonehallinnassa on mahdollisuus nähdä, onko huone vapaa, varattu vai käytössä. Huonestatus näyttää vapaata jos huonetta ei ole varattu kuluvalle päivälle eikä edellisen varauksen osallistujia ole enää uloskirjaamatta. Huone on varattu, jos osallistujia ei ole vielä kirjattu sisään, mutta varaus on jo alkanut. Huone on käytössä, kun osallistujia on kirjattu huoneeseen, mutta uloskirjausta ei ole tehty.
Kun huone on käytössä, osallistuja-ikonin vieressä on osallistujien lukumäärä. Siitä painamalla saa avattua ne osallistujat, jotka huoneeseen on vielä kirjattuna sisään.
Siivousstatus ja merkkaaminen
Huonehallinta tarjoaa myös tiedot huoneiden siivousstatuksesta. Siivousstatus voidaan merkitä joko siivotuksi tai likaiseksi. Lisäksi huone muuttuu aina järjestelmän toimesta likaiseksi kun huone on luovutettu asiakkaille. Tämä mahdollistaa helpon seurannan siitä, mitkä huoneet ovat valmiita uusille asiakkaille ja mitkä vaativat siivousta.
Varauksen tiedot
Willba-huonehallinnassa näkyvät myös tarkat tiedot jokaisesta huonevarauksesta, jotka alkavat, päättyvät tai jatkuvat päivän yli. Tiedot sisältävät varauksen päivämäärät, varatut vuoteet, kiinnitetyt osallistujat, maksusta sovitut tiedot sekä maksun tilan. Lisäksi näkyvät varauksen ja myynnin lisätiedot sekä varatut ominaisuudet, kuten esimerkiksi erikoistoiveet tai lisäpalvelut.
Osallistuja-ikonista saa avattua osallistujat-modaalin, joka tarjoaa yksityiskohtaiset tiedot jokaisesta huoneen osallistujasta. Modaalin kautta voi kirjata sisään tai ulos yksittäisiä osallistujia sekä muokata osallistujan perustietoja.
Huoneiden hakutoiminnot
Huonehallinnassa pääsee rajaamaan ja hakemaan huoneita monella tapaa. Vastaanotossa on erityisen tärkeää löytää nopeasti asiakkaan tiedot.
- Rakennusten mukaan suodatus: Valitse yksi tai useampi hotellirakennus kerrallaan tarkasteluun
- Myynnin mukaan haku: Hae myyntiä nimellä, numerolla tai asiakkaan nimellä
- Osallistujan mukaan haku: Hae osallistujaa nimellä
- Näytä huoneet, joihin on saapuvia tai lähteviä varauksia taikka check-in tai check-out kesken
- Huoneen status: näytä huoneet, jotka ovat käytössä, varattuna tai vapaana
- Siivouksen status: näytä siivotut tai likaiset huoneet
Kaikkia hakuja voi ja suodatuksia voi yhdistellä, jolloin näkymä palvelee monenlaista käyttötarvetta.