Käyttöohje uudelle tilaukselle

Tilauksen ulkonäkö on muuttunut, tarkoitus on nähdä selvemmin mitä ennakkolaskuja, laskuja tai laskujen hyvityksiä on ollut tilauksella ja mikä niiden maksustatus on. Myös toiminnallisuuksia on tullut lisää.

Tilauksessa on päätason navigaatio laskutukseen tai tarjousprosessiin. Laskutus on oletuksena auki. Laskutuspuolella on lista kaikista tilauksen laskuista aikajärjestyksessä.

Tarjouspuolella on tilauksen tarjoukset ja tilausvahvistukset aikajärjestyksessä. Myös hylätyt tarjousversiot näkyvät listassa.

Laskut

Yksinkertainen myynti ja maksatus tai laskutus on on pysynyt aika samanlaisena kuin aiemmin. Isoimmat muutokset liittyvät ennakoiden toimintoihin ja laskujen hyvittämiseen. Uusi versio tarjoaa parempia työkaluja erilaisiin tilanteisiin.

Laskuriveillä näkyy osallistuja, jolle tuote on lisätty. Laskuriviä klikkaamalla saa avattua muokkausnäkymän tuotteelle.

Palvelumaksut

Jokaiselle laskulle on mahdollista lisätä palvelumaksu, joka on luonteeltaan heti tuloutuvaa lisäkulua, joka ei näy myynnin tuotteissa. Palvelumaksun lisääminen tehdään laskun tuote-erittelyn yläpuolen Lisää palvelumaksu painikkeella.

Palvelumaksu hyvitetään hyvityslaskulla oletuksena jos alkuperäistä ennakkoa ei ole maksettu. Tällöin käyttäjällä on kuitenkin mahdollisuus päättää poistaako vai muuttaako hyvitettävää palvelumaksua hyvityslaskulla.

Ennakkolaskujen toiminnot

Ennakkolasku luodaan tilauksen alareunan toiminto-nappien kautta. Jos tilaus on avoin, siellä on painikkeet automaattisen ja manuaalisen ennakon luontiin.

Manuaalinen ennakko mahdollistaa tilauksen laskutuksen sovitun kokoisena osana. Esimerkiksi jos maksetaan sovitunsuuruinen kiinteä summa varausmaksuna ja loput myöhemmin, manuaalinen ennakko on oikea työkalu. Manuaalisen ennakon tuotteeseen asetetaan sopiva hinta ja lähetetään lasku asiakkaalle.

Manuaalisia ennakoita voi luoda myös useamman peräjälkeen, esimerkiksi ensimmäinen ja toinen maksuerä eri eräpäivillä.

Automaattinen ennakko muodostaa aina ennakon koko tilauksen tuotteista. Näin automaattisen ennakon jälkeen asiakkaalta on laskutettu koko tilauksen saldo.

Tilauksen muutokset ennen vierailua

Jos asiakas haluaa muuttaa ennakkoon laskutettua tilaustaan ennen vierailua, uusi versio tarjoaa siihen työkalut.

Esimerkki 1 Yksi osallistuja tulee vähemmän

Riippuen siitä onko asiakas jo maksanut ennakon kun muutos tulee, voidaan toimia eri tavalla. Jos asiakas on maksanut jo ennakkolaskun, voidaan käyttää automaattista ennakkoa tekemään osahyvitys automaattisesti. Näin rahat voidaan palauttaa asiakkaalle hyvityslaskua vastaan.

Jos asiakas ei ole vielä maksanut ennakkolaskua, asiakkaalle voisi olla selkeämpää saada uusi korjattu ennakko. Tällöin hyvitetään ensin avoin ennakko “Hyvitä” toiminnolla ja sitten luodaan uusi automaattinen ennakko, joka lähetetään asiakkaalle. Lopputuloksena on siis kolme ennakkoa: alkuperäinen ennakko, alkuperäisen hyvitys ja korjattu koko summan mukainen ennakko.

Esimerkki 2 Koko tilaus peruuntuu

Kun koko tilaus peruuntuu, avataan ennakkolasku ja sen toiminnoista “Peruuta”. Toiminto luo ennakon (tai ennakoiden jos niitä oli useampia) hyvityksen. Tilaus menee Peruutus-tilaan eikä tuotteita enää voi muokata käsin. Kun hyvitys hyväksytään, tilaus siirtyy lopulliseen Peruttu-tilaan ja kaikki tilauksen tuotteet poistuvat myynniltä.

Jos esimerkkitilanteessa on ehtinyt jo käsin käydä poistamassa tuotteet myynniltä, voi myös painaa “Automaattinen ennakko”-toimintoa, niin sekin muodostaa koko tilauksen peruuttavan hyvityksen, koska loppulasku on tyhjä.

Esimerkki 3 Yksi osallistuja tulee lisää

Jos asiakas on jo maksanut aiemman ennakkolaskun, selkeintä on tehdä uusi automaattinen ennakko, joka sisältää uuden osallistujan tuotteen. Lasku lähetetään asiakkaalle ja lopputuloksen asiakas on maksanut kaksi ennakkolaskua: alkuperäisen ja lisälaskun.

Jos asiakas ei ole vielä maksanut laskua, asiakkaalle voi tehdä myös uuden kokonaan korjatun laskun, jossa on täysi tilauksen summa. Tämä tehdään hyvittämällä ensin avoimet ennakot ja sitten automaattisella ennakolla koko tilauksen mukainen uusi ennakko. Asiakas saa tässä tilanteessa korjatun ennakkolaskun, joka on ainoa minkä asiakas maksaa.

Esimerkki 4 Ennakkolasku maksamatta ja asiakas haluaa maksaa kassaan

Jos laskun “Maksa” painike on harmaalla eikä loppulaskua pääse päättämään, avoimet ennakot voi hyvittää tilauksen alareunan “Hyvitä avoimet ennakot” toiminnolla. Tällöin muodostetaan yksi hyvitysennakko jonka summa on maksamattomien ennakoiden suuruinen. Kun tämä hyvitys on tulostettu, päästään maksamaan tai laskuttamaan loppulasku normaalisti.

Laskujen reklamaatiot

Maksetun tai lähetetyn laskun voi korjata osahyvityksellä tai kokonaan uudelleenlaskuttamalla. Osahyvitys löytyy laskun toimintojen “Korjaa” painikkeesta. Tilaus siirtyy Korjaus-tilaan ja tuotteet aukeavat muokattaviksi. Kun myynnin tilaukset on korjattu, muodostuu hyvitys tai lisälasku asiakkaalle.

Uudelleenlaskutus tekee alkuperäisen laskun kokohyvityksen ja uuden veloituslaskun. Kokohyvityksen jälkeen tilaus aukeaa muokattavaksi ja tuotteisiin voidaan tehdä tarvittavat korjaukset. Lopputuloksena on siis kolme laskua: alkuperäinen, hyvitys ja uusi korjattu lasku.

Laskun toiminnoista löytyy myös Peruuta-toiminto, jonka avulla voidaan hyvittää lopullisesti kokonaan aiheeton lasku. Toiminto on samanlainen kuin ennakkolaskullakin eli myös myynnin tuotteet poistuvat kun prosessi on valmis.