Kirjanpito
Yleistä
Willba myynti- ja varausjärjestelmään liitetään aina taloushallinnon ohjelma, joka vastaa ainakin kirjanpidosta, myyntireskontrasta ja sähköisten laskujen lähettämisestä. Järjestelmien välillä tieto liikkuu automatisoidusti ja molemmissa järjestelmissä tieto pysyy ajan tasalla. Tällä hetkellä integraatio on tehty Visman Wintime -ohjelmistoon.
Willba tuottaa laskut ja asiakastiedot sekä maksetut tositteet, jotka siirtyvät sujuvasti kirjanpitoon. Laksut voidaan Willbasta lähettää kirjanpitoon liitetyn laskutusoperaattorin esimerkiksi Maventan kautta. Myös kirjanpidosta siirtyvät reskontralaskujen maksusuoritukset Willbaan ja laskun maksustatukset pysyvät ajan tasalla.
Näiden järjestelmien avulla on mahdollista saada kattavaa taloudellista raportointia. Willban tärkein rooli on myynnillisessä ja toiminnallisessa raportoinnissa, erityisesti ennusteissa, kun taloushallionto tukee kuvaa myös kulupuolen raporteilla.
Perus- ja ohjaustiedon hallinta
Perus- ja ohjaustiedoilla hallitaan aineiston siirtymistä kirjanpitoon. Seuraavassa on käyty läpi Willban ohjaustiedon rakenne.
Wintime konfiguraatio ja vakoiden määrittely
- Kielikoodit kirjanpidossa
- Yksiköiden koodit kirjanpidossa
- Korkokannat
- Tositelajit, tositteiden koostaminen ja vientiselitteet
- Ennakkolaskujen tiliöinti
- Reskontratilit laskuille ja ennakoille
Tilien ja dimensioiden perustaminen
- Kirjanpidon tilit ja tuotekoodit
- Dimensiot ja niiden vastaavat kirjanpidon kohdenumerot
Willbaan on perustettava tilit ja dimensiot, jotka vastaavat yrityksen tarpeita ja taloudellista rakennetta. Näiden oikea määrittely mahdollistaa oikeiden tietojen tallentamisen ja raportoinnin. Dimensioita on mahdollista perustaa ja käyttää kirjanpidon lisäksi muihin organisaation tarpeisiin. Kirjanpitoon siirretään siis vain kirjanpidon dimensiot.
Tuoterekisteri
Jokaiselle tuotteelle kiinnitetään tiliöinti, joka määrää siis myyntilaskulla myydyn tuotteen myyntitilin tai kirjanpidon tuotteen, jonka taakse on tiliöinti perustettu.
Tuoterekisterissä on mahdollista perustaa myös tuotekohtaisia pakotettuja dimensioita.
Myyntien dimensiointi
Willbassa on jokainen myynti voidaan dimensioida jo alkuvaiheessa organisaation haluamalla tavalla. Tieto siirtyy kirjanpitoon integraatiossa ja lisäksi dimensiointi on käytettävissä Willban raportoinnissa ja hakutoiminnoissa.
Oikein määriteltyjen ohjaustietojen avulla voidaan varmistaa, että taloudelliset tiedot tallentuvat oikein, siirtyvät kirjanpitoon asianmukaisesti ja ovat käytettävissä tarvittavissa raporteissa.
Integraation käyttö
Kun integraatio otetaan käyttöön, Willba ajastetaan tuottamaan csv-muotoiset lasku- ja tositeaineistot esimerkiksi joka yö. Nämä siirtyvät edelleen automatisoidusti Wintime-palvelimelle, josta ne luetaan sisään Wintimeen automatisoitujen siirtoketjujen avulla.
Käytännössä siis laskut siirtyvät määrätyllä ajastuksella näkyviin Wintimeen, johon edelleen voidaan määritellä laskujen käsittelyprosessi.
Samaten Wintime reskontran maksusuorituksille määritellään ajastus, jonka mukaan masusuoritukset Wintimestä päivittyvät Willba laskuille. Maksujen siirtyminen on siis täysin automaattinen toiminto, jossa käyttäjän ei tarvitse tehdä mitään.