Kirjanpito ja taloushallinto
Yleiskatsaus
Willba integroituu olemassa olevaan taloushallinnon ohjelmistoon ja hoitaa kirjanpidon, myyntireskontran ja sähköisen laskutuksen. Tieto kulkee järjestelmien välillä automaattisesti ja pysyy ajan tasalla.
Willba tukee tällä hetkellä seuraavia kirjanpitointegraatioita:
Tämä sivu kuvaa sen, mikä on yhteistä kaikille kirjanpitointegraatioille. Integraatiokohtaiset yksityiskohdat — miten kukin järjestelmä yhdistyy, mitä käyttöönotto vaatii ja mahdolliset järjestelmäkohtaiset asetukset — löytyvät kunkin omalta sivulta.
Muitakin taloushallinnon integraatioita voidaan toteuttaa pyynnöstä. Jos käytössä on jokin muu kirjanpitojärjestelmä, ota yhteyttä, niin keskustellaan integraatiomahdollisuuksista.
Nämä yhteydet mahdollistavat:
- Laskujen ja asiakastietojen siirron
- Maksettujen laskujen siirron tositteina
- Maksun tilan päivittymisen myös Willbaan
- Toiminnan raportoinnin
Miten Willba toimii taloushallintojärjestelmän kanssa
Asiakastiedot
- Willba ylläpitää asiakastietoja
- Kun asiakkaat tekevät ostoksia, heidän tietonsa siirtyvät automaattisesti taloushallintojärjestelmään laskujen mukana
- Asiakastietoja tarvitsee ylläpitää vain Willbassa
Laskut ja maksut
- Willbassa luodut myyntilaskut lähetetään automaattisesti taloushallintojärjestelmään
- Taloushallintojärjestelmässä kirjatut maksut synkronoidaan takaisin Willbaan, jolloin laskujen tilat pysyvät ajan tasalla
- Hyvityslaskut sisältävät viittaukset alkuperäisiin laskuihin (Wintimessa alkuperäisen laskun numeron kautta, Netvisorissa automaattisella kohdistuksella)
Parempi raportointi
Willbasta saadaan myynnin ja toiminnan raportit, kun taas taloushallintojärjestelmä hoitaa kirjanpidon yksityiskohdat. Yhdessä ne antavat kattavan kuvan liiketoiminnasta.
Integraation määrittely
Kirjanpidon rakenne
Integraation määrittely aloitetaan kartoittamalla taloudellinen rakenne Willbassa:
- Yhdistä taloushallintojärjestelmän tilikartta Willban tiliöintiryhmiin
- Määritä ALV-kannat, jotka vastaavat kirjanpidon ALV-koodeja
- Luo liiketoimintadimensiot, jotka siirtyvät kirjanpitojärjestelmään
Nämä määritykset varmistavat, että myyntitapahtumat kirjautuvat kirjanpitoon oikeille tileille ja oikeilla dimensioilla.
Tuotteiden määrittely
Willbassa jokaiseen tuotteeseen liittyy tärkeitä taloudellisia tietoja:
- Tuotteet liitetään tiliöintiryhmiin, jotka määrittävät sekä myyntitilin että tuotekoodin taloushallintojärjestelmässä
- Jokaiseen tuotteeseen kuuluu ALV-kanta, joka vastaa asianmukaista kirjanpidon ALV-koodia
- Tuotteisiin voidaan lisätä valinnaisia kiinteitä dimensioita, jotka ohittavat myynnin aikana valitut dimensiot
Näin taloudellinen luokittelu pysyy johdonmukaisena kaikissa tapahtumissa.
Myynnin dimensiot
Seuraa liiketoiminnan kehitystä omilla dimensioilla:
- Lisää dimensioita myyntitapahtumiin liiketoiminnan tarpeiden mukaan (osastot, projektit jne.)
- Kaikki kirjanpitoon liittyvät dimensiot välittyvät automaattisesti lasku- ja tositetietoihin
- Tuotetason dimensiot ovat etusijalla, kun molemmat on määritetty
- Dimensiotiedot mahdollistavat monipuolisen analysoinnin sekä Willbassa että taloushallintojärjestelmässä
Yrityskohtaiset asetukset
Määritä taloudelliset asetukset jokaiselle organisaatiosi myyjäyritykselle:
- Määritä yrityskohtaiset myyntisaamistilit
- Määritä erilliset ennakkomaksutilit kullekin yritykselle
- Lukitse kirjanpitojaksot, jotta laskuja ei voi luoda suljettujen tilikausien päivämäärille
Nämä yritystason asetukset varmistavat, että kirjanpitotiedot ovat oikein taloushallintojärjestelmässä.
Sähköiset laskutuspalvelut, kuten Maventa, toimivat suoraan taloushallintojärjestelmän kautta. Kun laskut siirretään Willbasta kirjanpito-ohjelmistoon, sähköinen laskutus tulee käyttöön näiden yhteyksien kautta.
Käyttöönotto
Willba-tiimi opastaa integraation määrittämisessä nykyisen taloushallintojärjestelmän kanssa. Käyttöönotto on suunniteltu sopimaan olemassa olevaan järjestelmään niin, että kaikki taloudelliset tiedot siirtyvät oikein järjestelmien välillä.
Kun integraatio on määritetty, se toimii täysin automaattisesti, jolloin tiimi voi keskittyä liiketoimintaan manuaalisen tiedonsyötön sijaan.