Procountor-integraatio

Yleiskatsaus

Willba integroituu Procountoriin, jolloin myynnit, laskut ja maksut siirtyvät taloushallintoon automaattisesti ilman, että tietoja tarvitsee syöttää Procountoriin erikseen.

Integraatio edellyttää, että Procountor on jo käytössä ja että kirjanpitäjä ylläpitää Procountor-ympäristöä (tilikartta, tuotteet, dimensiot). Ainoa, mitä Willballe tarvitsee toimittaa, on Procountorin API-avain — kaikki muu on määrityksiä, jotka tehdään yhdessä käyttöönoton yhteydessä.

Mitä integraatio tekee

• Willbassa luodut laskut siirtyvät Procountoriin automaattisesti
• Laskutettujen asiakkaiden asiakastiedot kulkevat laskujen mukana
• Procountoriin kirjatut maksut synkronoidaan takaisin Willbaan, jolloin laskujen tilat pysyvät ajan tasalla
• Myynnistä voidaan koota tositteita, kun tapahtumia on paljon
• Dimensiot (osastot, projektit jne.) kulkevat mukana, jolloin raportointi säilyy kattavana molemmissa järjestelmissä

Siirtotavat

Siirtotapa määrittää, miten maksetut myyntilaskut siirtyvät Procountoriin. Kyse on laskuista, jotka on jo maksettu eivätkä jää Procountoriin odottamaan maksua (esimerkiksi kassalla tai verkossa maksetut). Siirtotapa määritetään toimipisteittäin ja sovitaan yhdessä käyttöönotossa.

huom

Maksua odottavat laskut siirtyvät aina yksittäin. Lasku, joka vielä odottaa maksua (myyntisaaminen), lähetetään aina omana myyntilaskunaan Procountoriin alla olevasta siirtotavasta riippumatta. Näin asiakas- ja laskukohtainen näkyvyys säilyy myyntireskontran seurantaa ja ikäjakaumaa varten; maksu kirjataan myöhemmin Procountoriin ja synkronoidaan takaisin Willbaan.

Laskukohtainen siirto

Jokainen maksettu myyntilasku siirtyy yhtenä myyntilaskuna Procountoriin maksetuksi merkittynä. Valitse tämä, kun haluat jokaisen laskun näkyvän erikseen Procountorissa.

Procountor muodostaa jokaiselle siirretylle laskulle aina oman laskunumeronsa. Willbassa annettu alkuperäinen laskunumero säilyy Procountorin alkuperäinen laskunumero -kentässä, joten lasku voidaan aina jäljittää takaisin Willbaan.

Koostettu tositesiirto

Yksittäisten laskujen sijaan päivän maksetut myyntilaskut koostetaan yhdeksi tositteeksi, joka siirretään Procountoriin. Tämä sopii tilanteeseen, jossa laskuja syntyy paljon ja yksittäisen laskun arvo on pieni — esimerkiksi runsaassa kassa- tai verkkokauppamyynnissä. Tällöin jokaisen laskun vieminen kirjanpitoon erikseen aiheuttaa turhaa työtä tuottamatta lisäarvoa.

Jokaisella koostetulla tositteella on oma tositenumeronsa, joka muodostetaan Willban numerosarjasta ja näkyy tositteen otsikossa Procountorissa (muodossa Myynnit Willbasta <päivämäärä> <numero>). Koostetun tositesiirron käyttö edellyttää, että tämä tositteiden numerosarja määritetään Willbaan käyttöönoton yhteydessä. Numerosarja voi olla kaikille yhteinen, tai sen voi halutessaan eriyttää esimerkiksi myyjäyrityksen, maksutavan tai toimipisteen mukaan.

Tarvittavat tiedot

Procountorin API-avain

Integraatio tunnistautuu Procountor-ympäristöön API-avaimella. Tämä on ainoa vaihe, joka jää asiakkaan tehtäväksi:

1. Kirjanpitäjä (tai Procountor-ympäristön ylläpitäjä) luo Procountorissa API-avaimen sille yritykselle, johon Willban tulee kirjata.
2. Avain toimitetaan Willba-yhteyshenkilölle turvallista kanavaa pitkin.
3. Willba-tiimi aktivoi yhteyden.

Jos yrityksiä on useita, kullakin on oma Procountor-ympäristönsä ja siten oma API-avaimensa.

huom

Käsittele API-avainta kuten salasanaa. Toimita se aina Willba-yhteyshenkilön kanssa sovittua turvallista kanavaa pitkin, ei koskaan tavallisessa sähköpostissa tai chatissa.

Kirjanpitotietojen määrittely

Pääperiaate: yhtenevät määritykset molemmissa järjestelmissä

Willbassa on oma kopio tilikartasta, joka syötetään käyttöönotossa vastaamaan Procountor-ympäristön todellisia tilejä. Tämän jälkeen jokaiseen tuotteeseen liitetään tiedot, jotka kulkevat sen mukana: myyntitili, kirjanpidon tuotekoodi, ALV-koodi ja dimensiot. Kun lasku siirtyy, Willba lähettää nämä tiedot Procountoriin.

Jotta tämä toimii, tilien ja dimensioiden on oltava Procountorissa täsmälleen samat kuin Willbaan on määritetty. Jos viitattu tili tai dimensio puuttuu Procountorista, siirto epäonnistuu, kunnes tiedot vastaavat toisiaan — siksi tilit kannattaa asettaa todellisen Procountor-tilikartan mukaisiksi jo ympäristöä määritettäessä. Procountor-ympäristön ylläpidosta vastaa kirjanpitäjä.

Nämä kirjanpitotiedot ovat ylläpitotason määrityksiä, jotka tehdään yhdessä Willban käyttöönottotiimin kanssa eivätkä kuulu jokapäiväiseen myyntityöhön.

Miten myynti kirjautuu

Jokaiseen tuotteeseen liittyy viittausketju, joka ratkaisee, miten sen myynti kirjataan:

Tuote
  ├─ Tiliöintiryhmä → myyntitili + kirjanpidon tuotekoodi
  ├─ ALV-kanta (%)  + ALV-koodi (numeerinen tila)
  └─ Dimensiot (kiinteänä tuotteella tai valittuna myynnissä)

Yrityskohtaisesti: myyntisaamistili & ennakkomaksutili  (+ marginaalitili jos käytössä)

Seuraavat osat muodostavat tämän ketjun.

Tilit (tilikartta Willbassa)

Tilit-luettelo vastaa Procountorin pääkirjatilejä. Jokaisella tilillä on:

• koodi — tilinumero (esim. 3000),
• kuvaus, ja
• yritykset, joilla on oikeus käyttää sitä.

Näiden numeroiden on vastattava Procountorissa olevia tilejä; Willba ainoastaan viittaa niihin.

Tiliöintiryhmät

Tuotteet järjestetään tiliöintiryhmiin. Ryhmään kuuluu yksi tai useampi voimassaolosääntö (voimassa alkaen / voimassa asti), ja kukin sääntö asettaa:

• myyntitilin (valittuna Tilit-luettelosta), ja
• Procountoriin lähetettävän kirjanpidon tuotekoodin.

Jokainen tuote liitetään täsmälleen yhteen tiliöintiryhmään. Sääntö, jonka voimassaoloaika kattaa laskun päivämäärän, ratkaisee tilin ja tuotekoodin. Voimassaolojaksojen ansiosta tili voi vaihtua tietystä päivästä alkaen ilman, että jokaista tuotetta tarvitsee muokata — ja tuotteen ohjaaminen toiselle tilille tarkoittaa sen siirtämistä toiseen ryhmään.

ALV-kanta ja ALV-koodi

Jokaiseen ALV-kantaan kuuluu kaksi tietoa, jotka molemmat tarvitaan siirrossa:

• kanta — prosentti (esim. 25,5 %, 13,5 %, 0 %), ja
• yrityskohtainen ALV-koodi — Procountoriin lähetettävä ALV-tila. Käytä samoja ALV-koodeja kuin Procountor-ympäristössä on käytössä. Procountor näyttää ne käyttöliittymässään muodossa vat_1, vat_2 ja niin edelleen; koodin voi antaa joko tuossa vat_1-muodossa tai pelkkänä numerona (1).

Tuote viittaa ALV-kantaan. Tuotetta, jonka ALV-koodi puuttuu tai ei muunnu numeroksi, ei voida siirtää. Marginaaliverojärjestelmässä käytettävät kannat merkitään marginaalisiksi.

Marginaaliverotus (matkatoimistopalvelut)

Integraatio tukee matkatoimistopalvelujen marginaaliverotusmenettelyä (arvonlisäverolaki 80 §). Kun tuotteen ALV-kanta on merkitty marginaaliseksi, lasku siirtyy Procountoriin lakisääteisellä merkinnällä "voittomarginaalijärjestelmä – matkatoimistot" ja marginaaliveron perusteella, ja myynti kirjautuu erilliselle marginaalimyyntitilille (määritetään kohdassa Yritysasetukset). Näin arvonlisävero kohdistuu katteeseen eikä koko myyntihintaan, kuten menettely edellyttää.

Dimensiot

Dimensiot (esim. osasto, projekti, kustannuspaikka) määritellään kerran, ja kullakin on joukko arvoja (konkreettiset arvot, esim. Hotelli, Ravintola). Dimensioilla ja niiden arvoilla on siirrossa käytettävä kirjanpitokoodi. Dimensio päätyy laskulle jommallakummalla tavalla:

• Kiinteänä tuotteella — sovelletaan automaattisesti aina, kun tuote myydään, tai
• Valittuna myynnissä — sovelletaan koko myyntiin.

Jos molemmat on määritetty, tuotteen kiinteä dimensio on etusijalla. Jokaisen käytettävän dimension on oltava myös Procountorissa, jotta se voidaan kohdistaa siellä.

Yritysasetukset

Määritetään myyjäyrityskohtaisesti:

• myyntisaamistili,
• ennakkomaksutili, ja
• marginaaliverojärjestelmää varten marginaalimyyntitili ja sitä vastaava tuotekoodi.

Asiakaskohtainen myyntisaamistili menee kyseisen asiakkaan kohdalla yrityksen oletustilin edelle.

Siirtopäivämäärän rajat

Laskut ja tositteet siirretään vain määritetystä alkamispäivästä eteenpäin, ja yrityksellä voi olla voimassa oleva laskupäivämääräväli. Yhdessä nämä estävät Willbaa kirjaamasta tapahtumia jaksoille, jotka kirjanpitäjä on jo sulkenut.

Tuotteen valmistelu siirtoa varten

Tuote siirtyy moitteettomasti, kun sillä on kaikki seuraavat:

• tiliöintiryhmä (→ myyntitili + tuotekoodi),
• ALV-kanta ja yrityskohtainen ALV-koodi, ja
• tarvittavat dimensiot — kunkin on oltava olemassa Procountorissa.

Esimerkki. "Hotelliyö"-tuote on liitetty Majoitus-tiliöintiryhmään, jonka voimassa oleva sääntö osoittaa myyntitilille 3000 ja tuotekoodille 3000. Sen ALV-kanta on 13,5 % ja yrityskohtainen ALV-koodi vat_1 (kotimaan myynti), ja sillä on kiinteä dimensio Osasto = Hotelli. Siirrossa Willba lähettää nämä tiedot Procountoriin. Niin kauan kuin tili 3000 ja Hotelli-dimensio ovat olemassa Procountorissa, rivi kirjautuu oikein. Jos esimerkiksi tili 3000 puuttuisi Procountorista, tämä lasku epäonnistuisi, kunnes tili lisätään sinne.

Maksujen synkronointi

Maksut luetaan Procountorista aikataulutetusti ja kohdistetaan takaisin vastaaville Willban laskuille, jolloin Procountorissa maksetuksi merkitty lasku näkyy maksettuna myös Willbassa. Procountor on maksutapahtumien ensisijainen tietolähde. Siirrot ajetaan automaattisesti säännöllisin väliajoin, kun integraatio on käytössä.

Vianetsintä

Oire	Todennäköinen syy	Mitä tehdä
Lasku ei siirtynyt	Puuttuva tai virheellinen ALV-koodi, tuntematon tili tai dimensio, jota ei ole Procountorissa	Tarkista tuotteen ALV-koodi, tiliöintiryhmä ja se, että sen dimensiot ovat olemassa Procountorissa
Maksun tila ei päivity Willbaan	Maksua ei ole vielä kirjattu Procountoriin tai synkronointiväli ei ole kulunut	Varmista, että maksu on Procountorissa; odota seuraavaa synkronointia
Mikään ei siirry lainkaan	API-avainta ei ole vielä toimitettu tai aktivoitu	Varmista, että API-avain on toimitettu ja että Willba-tiimi on aktivoinut yhteyden

info

Jos jokin näyttää virheelliseltä etkä saa sitä ratkaistua yllä olevan taulukon avulla, ota yhteyttä Willban tukitiimiin. Liitä mukaan kyseisen laskun numero ja päivämäärä.